Durch veraltete, nicht aktualisierte oder unvollständige Daten kann der Kontakt zu den Mitgliedern und Förderern unterbrochen werden. Dadurch wird eine Einbindung der einzelnen Mitglieder in die Aktivitäten des Verbandes nicht mehr möglich und auch die finanzielle Unterstützung für die Organisation kann darunter leiden.
Für die Vervollständigung und Aktualisierung des Datenbestandes muss jedes Mitglied persönlich erreicht werden. Im individuellen Gespräch werden dann Adressänderungen nach einem Umzug, Änderungen der Bank oder der Kontonummer, Umstellung von Zahlscheinzahler auf Bankeinzug und vieles mehr abgeglichen, eingetragen und zur weiteren Verarbeitung freigegeben.
Allein dieser Vorgang zeigt dem Mitglied, wie wichtig dieses für den Verband ist und hilft einen möglichen bevorstehenden Austritt zu vermeiden. Auch für den Verband ist dies nicht nur eine präventive Maßnahme gegen zukünftigen Mitgliederschwund, sondern eine aktuelle finanzielle Quelle, die ansonsten verloren gewesen wäre.
Die Datenpflege und dadurch die Verwendbarkeit solcher Daten ist zwar aufwendig, aber für die Finanzen der Organisation ein unverzichtbarer Teil.
Wie wichtig jeder Kontakt zu den Mitgliedern ist veranschaulicht folgende Grafik. Durch Präventivmaßnahmen wie z.B. Datenaktualisierung kann bereits ein beträchtliches Potenzial an Austritten vermieden werden. Eindeutig erkennbar: Mitglieder, die in Aktivitäten des Verbandes eingebunden waren (Beitragsanpassungen, Infos, Seminare, Vorträge, Kurse, Datenaktualisierungen, …), kündigen tendenziell seltener.
Legende
Vermiedene Austritte z.B. durch Datenaktualisierung
Restliche Austritte